スタッフ指名・シフト連動の予約管理｜担当者別の空き枠の見せ方

スタッフ指名やシフトに予約を連動させると、「指名した担当者が不在の日に予約が入る」「同じ時間に2件重なる」といった取りこぼしを減らしやすくなります。担当者ごとの空き枠を正しく見せることが、指名リピートと現場の負担軽減の両立につながります。

スタッフ別の空き枠とは

スタッフ別の空き枠とは、お客様が予約時に担当者を選ぶと、その担当者が対応できる時間だけが候補として表示される仕組みです。全員分の枠をまとめて出すと、指名客が「希望の人がいない時間」を予約してしまい、後から調整の連絡が必要になりがちです。

• 担当を選んでから日時を選ぶ「担当者先行型」
• 日時を選んでから空いている担当を選ぶ「時間先行型」

サロンや美容室のように指名文化が根づく業種では担当者先行型が向きます。詳しくはサロンの予約管理や美容室の予約の記事も参考にしてください。

シフトと予約枠を連動させる

担当者のシフトを登録し、勤務時間内だけを公開枠にすると、休みの日に予約が入る事故を防ぎやすくなります。逆にシフト未登録のまま運用すると、全時間が空きとして公開されてしまうことがあります。施術時間や準備時間もあわせて設定すると、連続予約の詰め込みすぎを避けやすくなります。

指名料と担当者ランクの設定

指名料や担当者ランク別の料金は、あらかじめ設定しておくと会計時のやり取りがスムーズです。以下は設定例です。

金額は一例です。地域やメニューに合わせて調整してください。

二重予約を防ぐ

担当者ごとに枠を管理していても、複数の入口(電話・店頭・オンライン)から予約が入ると重複が起きやすくなります。予約が確定した時点で枠を自動的に閉じる仕組みにしておくと、同じ担当者・同じ時間の重複を減らしやすくなります。二重予約の防ぎ方はダブルブッキング対策の記事で詳しく解説しています。

運用のコツ

• 新人期間は指名を受けない設定にして負担を調整する
• 急な欠勤時は該当スタッフの当日枠を一括で非公開にする
• 指名なし予約は空いている担当へ割り当て、稼働を平準化する

担当者ごとの得意メニューを登録しておくと、指名なしの割り当ての精度も上げやすくなります。

よくある質問

スタッフ指名の予約はどう設定しますか？

担当者ごとにシフトと対応メニューを登録し、お客様が担当を選ぶと勤務時間内の空き枠だけが表示される流れにします。まず担当者先行型か時間先行型かを決めると設計しやすくなります。

指名料は予約時に自動で加算されますか？

担当者やランクごとに指名料を登録しておけば、指名予約の合計金額へ自動で反映されます。金額は業種や地域に合わせて調整してください。

シフトを変更したら予約枠も変わりますか？

シフトを更新すると公開される空き枠も連動して変わります。急な欠勤時は該当スタッフの当日枠をまとめて非公開にする運用が安心です。

指名なしの予約はどう扱われますか？

指名なしの予約は空いている担当者へ割り当てる運用が一般的です。稼働の偏りを抑えたいときは、自動割り当てと得意メニュー登録を組み合わせると調整しやすくなります。