家庭教師・個別指導の予約｜定期枠・振替・オンライン指導

家庭教師・個別指導の予約は「定期枠」「振替」「オンライン指導」の3点を軸に設計すると、毎週の日程調整や急な予定変更に追われにくくなります。生徒ごとに曜日と時間が固定される個別指導では、都度の予約よりも定期枠を自動で押さえる仕組みのほうが、連絡の手間や記入ミスを減らしやすくなります。

定期枠で毎週の予約を自動化

個別指導は「毎週火曜17時」のように曜日・時間が固定されることが多いため、繰り返し予約に対応した枠を用意すると、毎回の予約作業がほぼ不要になります。学期や契約期間の単位でまとめて枠を確保しておけば、講師と生徒の双方が先の予定を把握しやすくなります。

繰り返し予約の詳しい設計は、定期予約・繰り返し予約もあわせて参考になります。

振替ルールの決め方

個別指導で避けて通れないのが振替です。体調不良や学校行事による変更を、どこまで・いつまで受け付けるかをルール化しておくと、現場での判断のばらつきを抑えやすくなります。

オンライン指導とオンライン面談

オンライン指導に対応する場合は、予約確定時にビデオ面談のURLが自動で発行される仕組みがあると、URLの送り忘れや取り違えを防ぎやすくなります。対面とオンラインを生徒ごとに選べるハイブリッド設計にしておくと、天候や体調に応じた切り替えもしやすくなります。

教室運営全体の設計はスクール・教室の予約、日程変更の実務は予約の変更・振替もあわせてご覧ください。

科目・講師ごとの枠管理

複数の講師や科目を扱う場合は、講師ごとにカレンダーを分け、生徒が担当講師の空き枠だけを選べるようにしておくと、ダブルブッキングを防ぎやすくなります。科目や学年で料金が変わるときは、予約時に選択できるオプションとして持たせます。

月謝・回数券と前払い

個別指導は月謝制と回数券制のどちらも一般的です。前払いを求める場合、カード決済は4%（Stripe実費約3.6%＋当社0.4%）、銀行振込は440円が目安です。回数券や月謝の扱いは前払式支払手段の考え方に関わることがあるため、運用前に条件を整理しておくと安心です。

導入の始め方

よくある質問

毎週同じ時間の予約を自動化できますか？

繰り返し予約に対応した定期枠を使うと、曜日・時間が固定された個別指導の予約を毎回作り直す手間を減らせます。学期や契約期間の単位でまとめて枠を確保しておけば、先の予定も把握しやすくなります。

振替はどのように管理できますか？

申請期限・月あたりの回数・当日欠席の扱いをルール化して設定できます。無制限運用は講師の稼働が読みにくくなるため、上限を先に決めて生徒・保護者に共有しておくと運用が安定しやすくなります。

オンライン指導にも対応できますか？

予約確定時にビデオ面談のURLを自動発行する仕組みを使えば、オンライン指導にも対応しやすくなります。対面とオンラインを生徒ごとに選べるハイブリッド設計にすると、状況に応じた切り替えもしやすくなります。

月謝や回数券の前払いに使えますか？

月謝制・回数券制のどちらの前払いにも対応しやすい設計です。カード決済は4%（Stripe実費約3.6%＋当社0.4%）、銀行振込は440円が目安です。回数券や月謝は前払式支払手段の考え方に関わることがあるため、条件を整理してからの運用をおすすめします。